B2B 業務常需要替客戶建立報價、草稿訂單或重複訂單。若流程只是給業務 admin 權限，容易選錯 company location、價格、幣別、地址或帳期，也無法證明客戶核准。代客下單要把角色、版本、確認和系統回寫做成正式流程。
先區分 quote、draft、order 和 invoice，每個狀態的承諾不同。
從正確 company location 開始
業務搜尋公司後選 location，畫面顯示 market、currency、catalog、tax、terms、address、buyer 和 credit status。相似公司名稱需搭配 external ID 和地址，避免下錯客戶。
業務只能存取負責或授權帳戶。臨時代理有期限與 audit，不使用共用 admin。
報價保存版本
Quote 包含 SKU/variant、quantity、price、discount、shipping、tax estimate、currency、terms、valid until、owner 和 notes。每次修改建立 version，客戶看到的 PDF/portal 與系統一致。
商品、庫存、匯率或 catalog 改變時，說明是否鎖價和何時重新計算。過期 quote 不能一鍵變 order 而跳過 review。
Draft order 使用客戶條件
從 company location 建 draft，讓 catalog 和 B2B context 生效。Custom item、manual discount、shipping 和 terms 需要 reason 與核准門檻。加錯 market 或 currency 後，不用手工改數字掩蓋。
送出前顯示 subtotal、discount、tax、shipping、deposit/terms、地址和 PO。高額或低毛利由 manager/finance 第二人核准。
客戶做明確確認
透過 invoice/portal 讓授權 buyer 確認商品、數量、價格、地址、terms 和 PO。Email 回一句「可以」若是現行流程，也要附版本與保存證據；更好的方式是可追蹤 accept action。
客戶修改需求回到新 draft version，不在已確認訂單靜默改 line。緊急電話單由業務記錄原因並後補確認。
PO 和採購限制
PO number、成本中心、部門、approval 和附件有格式與必填規則。重複 PO 偵測，附件掃描和權限控制。不同 location 可能有不同 buyer limit，超額轉客戶內部 approver 或品牌核准。
不要把敏感附件放公開 order note 或可猜 URL。
ERP/CRM 回寫
Draft/quote ID、Shopify order、company/location、buyer、sales rep、PO、terms 和 external ERP order 互相 mapping。建立 ERP order 使用 idempotency，status、fulfillment、invoice 和 payment 回到 Shopify/CRM。
失敗進人工 queue，業務能看「尚未進 ERP」，不能把 Shopify order created 當作整體完成。
客戶自助與代客並存
客戶登入後可查看 quote、order、invoice、tracking 和 re-order；業務建立的訂單仍出現在正確帳戶。Buyer 自助修改的邊界清楚，已進履約後改單走售後流程。
代客能力不應讓客戶依賴單一業務才能查狀態。權限與公司結構可對照 Shopify B2B Catalog。
用例外情境驗收
測多 location、多 catalog、不同 currency、缺貨、MOQ、manual discount、deposit、Net terms、credit hold、PO 重複、buyer 無權、ERP outage、cancel 和 partial fulfillment。每個情境核對版本、通知和 audit。
每月看 quote-to-order、錯價、重工、approval time、ERP failure 和客服。有效的代客下單讓業務加速複雜交易，同時保留客戶授權和可對帳證據。